Wo die Unsicherheit in einer krisengeschüttelten Welt zunimmt, wird effektive Planung umso wichtiger. Sie hilft, den Unternehmenserfolg abzusichern – wenn man die richtigen Kennzahlen heranzieht und ein leistungsfähiges Analyseinstrument einsetzt. Wie Microsoft Fabric, mit dem Unternehmen ein enorm effektives IT-Controlling aufsetzen können.

Volatilität, Ungewissheit, Komplexität und Ambiguität – oder kurz: VUCA – prägen unseren Alltag. Geschäftlich, politisch, kulturell und privat. Viele Unternehmen fragen sich, ob eine detaillierte IT-Planung, wo sich Technologien und Anforderungen ständig weiterentwickeln, angesichts dessen überhaupt noch sinnvoll ist.

Wir sagen: Ja! Planung ist wichtiger denn je. Sie schafft einen Rahmen, der trotz aller Unsicherheiten Orientierung gibt. Sie hilft, Ziele zu definieren und Ressourcen gezielt einzusetzen. Ohne strategische Ausrichtung laufen Unternehmen in all der Unsicherheit schlichtweg Gefahr, den Überblick zu verlieren.

Weniger der Plan an sich zählt allerdings heute, sondern vielmehr der Planungsprozess. Ein einmal erstellter Plan mag schnell veraltet sein, doch der Prozess – das Sammeln von Informationen, Bewerten von Optionen und Festlegen von Prioritäten – bleibt wertvoll. Er fördert das Verständnis für die eigene Situation und mögliche zukünftige Entwicklungen.

Regelkreis zwischen Planung und IT-Controlling

Im Planungsprozess schaffen Unternehmen die Grundlage für Leistungsüberprüfung und effektives IT-Controlling. Letzteres basiert somit auf einem kontinuierlichen Regelkreis. Er beginnt mit klaren Zielsetzungen der Geschäftsleitung, aus denen sich dann die Budgetplanung ableitet. Maßnahmen zur Reduzierung der Investitionskosten (CapEx) könnten beispielsweise der Ersatz alter Server durch virtuelle Maschinen oder die Umstellung auf PaaS/SaaS sein.

Nach der Umsetzungsphase werden die Ist-Daten erfasst: Vertragskosten, IT-Kosten im Verhältnis zum Umsatz, weitere primäre Kostentreiber, die im Risikomanagement identifiziert wurden. Dieses kontinuierliche Monitoring ermöglicht es, Plan-Ist-Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Legen diese vor, sind Gegenmaßnahmen erforderlich, zum Beispiel Anpassung der Strategie, der Budgetallokation oder der operativen Abläufe.

• Ziel muss es stets sein, die ursprünglichen Ziele trotz veränderter Umstände zu erreichen. Der Regelkreis sorgt dafür, dass die IT-Planung agil bleibt und sich kontinuierlich anpasst.

Um die Zielerreichung und die Budgeteinhaltung zu messen, sind Kennzahlen (Key Performance Indicators = KPIs) unerlässlich, wie sie aus dem Finanzcontrolling bekannt sind. Sie liefern eine datenbasierte Grundlage für Entscheidungen. Sie zeigen auf, wo Handlungsbedarf besteht und wo die IT-Abteilung auf Kurs ist. Ihre regelmäßige Erfassung und Analyse ist entscheidend für ein proaktives IT-Controlling.

Wenn Daten manuell aus diversen Quellsystemen exportiert und zusammengeführt werden – oft in Excel –  sind Fehler programmiert. Diese pflanzen sich dann immer weiter fort.

Die Verwendung von Excel als primäres Integrationstool birgt also erhebliche Risiken. Microsoft hat diese Herausforderungen erkannt und mit Microsoft Fabric eine neue Plattform für Datenauswertung, Reporting und Analyse geschaffen. Sie integriert bestehende Microsoft-Dienste wie Power BI und Azure Synapse Analytics und bietet eine umfassende Lösung für die Datenintegration.

Herzstück von Microsoft Fabric ist der OneLake. Ähnlich wie OneDrive für Dateien, dient er als Speicherort (Data Lake) für alle Unternehmensdaten. Verschiedene Quellsysteme können ihre Daten in den OneLake schreiben, oft in ihrer ursprünglichen Struktur. Dies erleichtert die Integration, da der OneLake im Gegensatz zu einem Data Warehouse weniger starre Strukturen erfordert.

• In der volatilen VUCA-Welt ist eine flexible IT-Planung unverzichtbar, wobei der Planungsprozess wichtiger ist als der starre Plan.
• Ein effektives IT-Controlling erfordert die Definition und Überwachung relevanter Kennzahlen (KPIs) in einem kontinuierlichen Regelkreis.
• Dabei unterstützen moderne Datenanalyse-Tools wie Microsoft Fabric. Sie führen disparate Datenquellen zentral zusammen, werten sie in Echtzeit aus, reduzieren manuelle Fehlerquellen und ermöglichen eine effizientere Ressourcennutzung.
• Regelmäßige Kostenkontrollen und Überwachung des Fortschritts helfen, frühzeitig Abweichungen zu erkennen und einzugreifen. Transparente Berichte für Stakeholder sorgen für eine klare Kommunikation von IT-Kostenkontrolle und Zielerreichung.

Die Investition in moderne IT-Controlling-Lösungen wie Microsoft Fabric zahlt sich aus. Sie ermöglicht ein robustes IT-Controlling, das Unternehmen in der Lage versetzt, auch in einer ständig wechselnden VUCA-Welt ihre strategischen Ziele zu erreichen.